Najem okazjonalny krok po kroku – jak przygotować umowę i zabezpieczyć wynajem?

Czym właściwie jest najem okazjonalny?

Najem okazjonalny jest przeznaczony przede wszystkim dla osób fizycznych wynajmujących mieszkania poza działalnością gospodarczą w zakresie wynajmu lokali. Umowa dotyczy lokalu mieszkalnego i musi zostać zawarta na czas oznaczony – maksymalnie na 10 lat.

Najważniejsza różnica pomiędzy najmem okazjonalnym a standardowym najmem nie sprowadza się jednak do samej treści umowy. Kluczowe znaczenie mają dodatkowe dokumenty, które przygotowuje najemca. W szczególności chodzi o notarialne oświadczenie o poddaniu się egzekucji oraz wskazanie lokalu, do którego najemca będzie mógł się przeprowadzić w razie konieczności opróżnienia wynajmowanego mieszkania.

Dzięki temu właściciel dysponuje szczególną procedurą pozwalającą dochodzić opróżnienia lokalu po zakończeniu najmu, jeżeli najemca nie wyprowadzi się dobrowolnie. Nie oznacza to oczywiście możliwości samodzielnego usunięcia lokatora z mieszkania – nadal konieczne jest przeprowadzenie przewidzianej prawem procedury.

Krok 1. Ustal najważniejsze warunki wynajmu

Zanim strony zaczną przygotowywać dokumenty, warto precyzyjnie uzgodnić podstawowe zasady współpracy. Im mniej kwestii pozostanie niedopowiedzianych, tym mniejsze ryzyko konfliktu podczas trwania najmu.

W umowie warto jednoznacznie określić przede wszystkim:

• dane właściciela i najemcy,

• dokładny adres oraz opis wynajmowanego mieszkania,

• okres obowiązywania umowy,

• wysokość czynszu i termin jego płatności,

• sposób rozliczania opłat administracyjnych i mediów,

• wysokość oraz zasady rozliczenia kaucji,

• zasady korzystania z mieszkania,

• odpowiedzialność za wyposażenie i ewentualne szkody,

• warunki oraz przypadki rozwiązania lub wypowiedzenia umowy,

• zasady zwrotu lokalu po zakończeniu najmu.

Warto również ustalić, kto będzie mieszkał w lokalu razem z najemcą, czy dopuszczalne jest posiadanie zwierząt, podnajem mieszkania albo dokonywanie zmian w jego wyposażeniu.

Szczególnej uwagi wymaga określenie zasad wypowiedzenia. Umowa jest zawierana na czas oznaczony, dlatego nie należy automatycznie zakładać, że każda ze stron będzie mogła zakończyć ją w dowolnym momencie z miesięcznym czy trzymiesięcznym wypowiedzeniem. Przesłanki wcześniejszego rozwiązania umowy powinny być przemyślane i prawidłowo zapisane.

Krok 2. Przygotuj umowę najmu okazjonalnego

Umowa najmu okazjonalnego powinna zostać sporządzona na piśmie. Takiej samej formy wymagają późniejsze zmiany umowy.

Dokument można przygotować samodzielnie, korzystając ze wzoru, zlecić jego opracowanie prawnikowi albo skorzystać z narzędzia, które prowadzi użytkownika przez poszczególne elementy dokumentu. Przykładem takiego rozwiązania jest generator umowy najmu okazjonalnego, w którym dane dotyczące stron, mieszkania oraz warunków najmu wprowadza się w formularzu, a następnie na ich podstawie tworzony jest dokument.

Niezależnie od wybranego sposobu przygotowania umowy warto ją dokładnie przeczytać przed podpisaniem. Generator czy gotowy wzór może usprawnić tworzenie dokumentu, ale nie zastępuje świadomego ustalenia zasad konkretnego najmu. Szczególnie przy nietypowych warunkach, dużej wartości nieruchomości albo bardziej skomplikowanych zapisach zasadne może być skonsultowanie dokumentu z prawnikiem.

Krok 3. Pamiętaj o obowiązkowych załącznikach

Sama umowa nie wystarcza do prawidłowego zastosowania najmu okazjonalnego. Ustawa przewiduje dodatkowe dokumenty związane z zabezpieczeniem wykonania obowiązku opróżnienia mieszkania.

Do umowy załącza się przede wszystkim trzy dokumenty.

Pierwszy to oświadczenie najemcy sporządzone w formie aktu notarialnego. Najemca poddaje się w nim egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia oraz wydania mieszkania po ustaniu stosunku najmu, zgodnie z procedurą przewidzianą dla najmu okazjonalnego. To właśnie ten dokument jest elementem wymagającym udziału notariusza – cała umowa najmu okazjonalnego nie musi być zawierana w formie aktu notarialnego.

Drugi dokument to wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku wykonania obowiązku opróżnienia wynajmowanego mieszkania.

Trzeci to oświadczenie właściciela tego lokalu lub innej osoby posiadającej do niego tytuł prawny, że zgadza się na zamieszkanie w nim najemcy oraz osób mieszkających razem z nim. Wynajmujący może zażądać, aby podpis pod tym oświadczeniem został poświadczony notarialnie.

To ważne rozróżnienie: akt notarialny jest wymagany w przypadku oświadczenia najemcy o poddaniu się egzekucji, natomiast notarialne poświadczenie podpisu właściciela lokalu wskazanego przez najemcę jest wymagane dopiero na żądanie wynajmującego.

Co się dzieje, gdy najemca straci możliwość zamieszkania we wskazanym lokalu?

Sytuacja może zmienić się już podczas trwania najmu. Osoba, która zgodziła się wcześniej przyjąć najemcę, może np. sprzedać mieszkanie albo z innego powodu najemca może utracić możliwość zamieszkania pod wskazanym adresem.

W takiej sytuacji najemca powinien w ciągu 21 dni od uzyskania informacji o utracie tej możliwości wskazać inny lokal i przedstawić odpowiednie oświadczenie osoby posiadającej do niego tytuł prawny.

Z punktu widzenia właściciela mieszkania warto więc nie traktować dokumentów podpisanych przy rozpoczęciu najmu jako formalności, do których nigdy nie trzeba wracać. Jeżeli właściciel dowie się, że lokal wskazany jako alternatywne miejsce zamieszkania przestał być dostępny, powinien zweryfikować, czy najemca dopełnił obowiązku wskazania kolejnego.

Krok 4. Ustal kaucję i dokładnie opisz zasady jej rozliczenia

Przy najmie okazjonalnym właściciel może uzależnić zawarcie umowy od wpłacenia przez najemcę kaucji. Zabezpiecza ona m.in. należności wynikające z najmu, które będą przysługiwały właścicielowi w momencie opróżnienia mieszkania, a także ewentualne koszty egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu.

W przypadku najmu okazjonalnego wysokość kaucji nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu obowiązującego w dniu zawarcia umowy.

W praktyce najczęściej stosowana jest znacznie niższa kaucja, np. odpowiadająca jednomiesięcznemu lub dwumiesięcznemu czynszowi. Jej wysokość warto dostosować m.in. do standardu mieszkania i wartości wyposażenia.

Nie mniej istotny jest sposób jej późniejszego rozliczenia. Kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od opróżnienia mieszkania, po potrąceniu należności przysługujących właścicielowi.

Krok 5. Sporządź protokół zdawczo-odbiorczy

Protokół nie zastępuje żadnego z wymaganych dokumentów związanych z najmem okazjonalnym, ale z praktycznego punktu widzenia jest jednym z najważniejszych zabezpieczeń obu stron.

Powinien dokumentować stan mieszkania w dniu przekazania kluczy. Warto zapisać w nim między innymi:

• stan liczników,

• liczbę przekazanych kompletów kluczy,

• meble i sprzęty znajdujące się w mieszkaniu,

• widoczne uszkodzenia i ślady użytkowania,

• stan ścian, podłóg, drzwi i wyposażenia.

Dobrym uzupełnieniem protokołu jest dokumentacja fotograficzna. Zdjęcia wykonane w dniu przekazania mieszkania mogą po kilku latach okazać się znacznie bardziej miarodajne niż ogólny zapis, że lokal został przekazany „w stanie dobrym”.

Pozwala to również odróżnić szkody powstałe podczas użytkowania mieszkania od normalnego zużycia jego elementów.

Krok 6. Zgłoś najem okazjonalny do urzędu skarbowego

To jeden z etapów, o którym właściciele stosunkowo łatwo zapominają.

Właściciel powinien zgłosić zawarcie umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na swoje miejsce zamieszkania. Termin wynosi 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu.

Nie chodzi więc o 14 dni od dnia podpisania dokumentu, jeżeli strony podpisały umowę wcześniej, a najem rozpoczyna się w późniejszym terminie.

Zgłoszenie ma istotne znaczenie dla korzystania ze szczególnych rozwiązań przewidzianych dla najmu okazjonalnego. Na żądanie najemcy właściciel powinien również przedstawić potwierdzenie dokonania zgłoszenia.

Czy najem okazjonalny daje właścicielowi pełne zabezpieczenie?

Nie. Jest to ważne zastrzeżenie, ponieważ czasami najem okazjonalny przedstawiany jest jako rozwiązanie całkowicie eliminujące ryzyko związane z lokatorem.

Prawidłowo przygotowana umowa oraz wymagane oświadczenia mogą istotnie poprawić sytuację właściciela w przypadku konieczności odzyskania mieszkania. Nie oznacza to jednak, że można ominąć przewidzianą prawem procedurę.

Jeżeli po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy najemca nie opuści mieszkania dobrowolnie, właściciel musi doręczyć mu pisemne żądanie opróżnienia lokalu ze swoim urzędowo poświadczonym podpisem. Wyznaczony w nim termin na opuszczenie mieszkania nie może być krótszy niż 7 dni od doręczenia żądania.

Dopiero po bezskutecznym upływie tego terminu można podjąć kolejne kroki, w tym wystąpić do sądu o nadanie klauzuli wykonalności notarialnemu oświadczeniu najemcy.

Najem okazjonalny nie oznacza zatem „eksmisji bez sądu”, jak bywa niekiedy upraszczany. Jego zaleta polega przede wszystkim na wcześniejszym przygotowaniu określonych prawem zabezpieczeń, które mogą uprościć późniejsze dochodzenie opróżnienia lokalu.

Najczęstsze błędy właścicieli

Problemy z najmem okazjonalnym bardzo często nie wynikają z samego wyboru tej formy wynajmu, lecz z pominięcia któregoś z formalnych elementów.

Do typowych błędów można zaliczyć podpisanie jedynie umowy bez wymaganych załączników, brak notarialnego oświadczenia najemcy, niewłaściwe przygotowanie dokumentu dotyczącego alternatywnego lokalu czy niedopełnienie obowiązku zgłoszenia najmu do urzędu skarbowego.

Błędem jest również kopiowanie przypadkowego wzoru umowy bez dostosowania go do rzeczywistych zasad wynajmu. Dobrze przygotowany dokument powinien odpowiadać temu, jak w praktyce będą rozliczane czynsz, media, kaucja, naprawy i pozostałe obowiązki stron.

Dobra umowa to dopiero część bezpiecznego wynajmu

Najem okazjonalny może być przydatnym rozwiązaniem dla prywatnego właściciela mieszkania, ale najlepiej traktować go jako element szerszego procesu bezpiecznego wynajmu. Weryfikacja najemcy, jednoznaczne ustalenie warunków współpracy, dobrze przygotowana umowa, komplet wymaganych załączników, protokół przekazania mieszkania oraz terminowe zgłoszenie najmu tworzą razem znacznie skuteczniejsze zabezpieczenie niż pojedynczy dokument.

Najważniejsze jest więc nie samo użycie określenia „najem okazjonalny” w nagłówku umowy, ale prawidłowe przeprowadzenie całej procedury. To właśnie kompletność dokumentacji i przestrzeganie obowiązków przewidzianych w przepisach decydują o tym, czy właściciel będzie mógł w praktyce korzystać z rozwiązań charakterystycznych dla tej formy najmu.