Jak wybrać najlepszego Zarządcę Twojej Wspólnoty?

Jeżeli do tej pory nie miałeś okazji podejmować takiej decyzji, Twoje pierwsze kroki idą utartymi ścieżkami: doświadczenie, ilość klientów czy ilość lat na rynku to podstawowe kryteria. Dochodzi do tego jeszcze często cena, ale intuicyjnie czujemy, że niska cena w usługach to pewnik współpracy z nisko opłacanymi pracownikami, o których wiedzę czy wsparcie firma raczej nie dba.

Często większe firmy realizując swoje cele finansowe walczą o klienta właśnie ceną, dociążając pracą tym samym swoich pracowników, którzy nie mają już czasu na indywidualne podejście. Prędzej czy później tak obsługiwani klienci odchodzą. W związku z tym jeżeli mamy problem z wyborem, warto poprosić firmy zarządzające nieruchomościami o dane z informacjami o liczbę klientów, którzy zrezygnowali z usług takiego Zarządcy w ciągu ostatnich 3 lat, w stosunku do sumarycznej liczby obsługiwanych klientów. Dane te warto podczas rozmów z takimi firmami weryfikować. Rynek ten nie jest duży i wielu Zarządców się zna oraz mieli okazję przejmować obiekty pozostałych oferentów. Opinie te mogą być przesadzone, ale nie jest trudno odróżnić wówczas Zarządcę rzetelnego, który uczciwie dzieli się takimi informacjami od tego, który próbuje coś zataić.

Niska cena, mało czasu dla Klienta, sztampowe rozwiązania to typowe cechy Zarządcy, który może przynieść nam zawód. Próbuje on wtedy regulować czas kontaktu z Zarządcą, np. organizując cykliczne dyżury. Wtedy Mieszkaniec, aby załatwić sprawy bieżące musi czekać tydzień bądź dwa, aż Zarządca pojawi się na nieruchomości. Na szczęście są też tacy Zarządcy, którzy potrafią dostosować się do Mieszkańca. Wystarczy skontaktować się z nim, uzgodnić najbardziej odpowiedni termin, a ten poza cyklicznymi odwiedzinami nieruchomości pojawi się na żądanie właściciela. Takie elastyczne rozwiązanie oferuje jedna z warszawskich firm o charakterystycznej nazwie Acresta. Na swojej stronie internetowej www.acresta.pl dokładnie opisują jak to organizują. Jednak to nie wszystko, tuż po przejęciu nieruchomości na życzenie organizują również spotkanie zapoznawcze z właścicielami w celu poznania się nawzajem, ustalenia najważniejszych tematów do realizacji oraz harmonogramu działania. Takie podejście świadczy o zaangażowaniu i otwartości Zarządcy na potrzeby mieszkańców.

Nieodzownym przy decyzjach o wyborze Zarządcy są referencje. Ci którzy nie obawiają się opinii o swojej pracy publikują je na swojej stronie, często razem ze zdjęciami tych nieruchomości, a same nieruchomości oznaczają swoimi tabliczkami. Nie są też tajemnicą dane kontaktowe do osób, które polecają prace takiego Zarządcy. Ten Zarządca, który bez wahania udostępni takie dane i odpowiednio wcześnie zadbał o zgodę na taki kontakt, bez problemu poddaje się takiej weryfikacji. Jedna dobra opinia to może przypadek, ale jak mamy ich 3 lub 5 to wystarczający sygnał, że z tym Zarządcą warto współpracować.

Rozmowa z Klientem jest ważna, ale czy kiedyś pomyślałeś/aś o rozmowie z pracownikiem takiej firmy? Czasami Zarząd Wspólnoty prosi o przedstawienie, przed ostatecznym wyborem, osoby która miałaby się zajmować daną nieruchomością. Taka rozmowa może wyglądać zupełnie inaczej przy bezpośrednim przełożonym, a inaczej jeżeli porozmawiamy z nim samodzielnie. Naprawdę warto poprosić o taką indywidualną rozmowę, po której nie da się nie zauważyć dobrej atmosfery w firmie i na jej podstawie wyrobić zdanie o firmie.

Wielu właścicieli lokali jest przekonanych, że im większa firma tym jest pewniej i bezpieczniej. Część jest przekonana, że najlepiej zatrudnić pojedynczego Zarządcę i ten najlepiej zaopiekuje się Wspólnotą i relacjami wewnątrz niej. Jednak najliczniejsza grupa właścicieli wybiera firmy średniej wielkości, które mają już swoje doświadczenie i partnerów oraz mogą liczyć na efekt, tzw. „mądrości grupowej”, ale nie są dotknięte „korporacyjnym” podejściem.

Jaka to średnia firma? Zazwyczaj obsługują kilkanaście lub kilkudziesięciu klientów o wielkości ok. 100-200 lokali o sumarycznej powierzchni użytkowej od 100 tys. m² do 700-800 tys. m², ale na pewno już nie 1 mln m² i więcej.

Dla przykładu na rynku warszawskim takimi firmami są Piterson, Dex-44, Navigator, ACRESTA, At Home, PMM Zarządzanie nieruchomościami, Lidar, Altiplano czy Profess.

Wpisując w przeglądarkę hasło „zarządca nieruchomości warszawa” wyniki wyszukiwania pokażą wiele propozycji. Wówczas wybieramy te, które pasują nam najlepiej, wysyłamy zapytanie i czekamy. Tym firmom, które najszybciej zareagują i prześlą ofertę oraz są gotowe udzielić dodatkowych wyjaśnień, czy pierwszej pomocy, najbardziej zależy. Jeżeli tak jest na początku, można się spodziewać takiego podejścia również i później.